El otro día participé en un webinar que impartío una empresa de elearning sobre el tema de los LMS como solución a necesidades organizacionales y comerciales.
Uno de los puntos que me llamó la atención es la creación de un documento de especificaciones bien detallado para conseguir ofrecer la mejor solución a las necesidades de la empresa, para evitar errores en la fase de desarrollo e implementación.
Este documento es el resultado de un largo proceso de análisis de necesidades y de un proceso de reflexión continuo sobre los procesos que se tienen que llevar a cabo en el LMS elegido. A lo largo del tiempo, este documento de especificaciones puede ser cambiado o ampliado en paralelo a nuestro proceso de conocimiento de la empresa, sus procesos de trabajo y sus necesidades.
Miramos los componentes que son parte de este documento de especificaciones:
1. Introducción – sobre la empresa en general, a qué se dedica y su modelo de negocio.
2. Los usuarios de la plataforma – los grupos y sus características, tipos de permisos, el lenguaje que están habituados a usar.
3. Los procesos de aprendizaje y de formación – identificación de las necesidades formativas, gestión de itinerarios profesionales y personalizados dentro de la empresa, gestión de procesos para la entrada de un nuevo empleado en la empresa.
4. La modalidad de aprendizaje y los recursos a emplear – elearning, blearning. Aprendizaje colaborativo y las herramientas a emplear: blogs, wiki.
5. Información e informes - ¿Qué informes queremos sacar de la plataforma? ¿Qué uso van a darle los usuarios de la información? ¿Por qué y para que se necesita esta información? ¿Quién podrá ver los informes y qué tipos de informes?
6. La experiencia del uso- Muy importante y muchas veces un aspecto olvidado. Muchas veces la plataforma sirve para crear la primera impresión de la organización. Los valores de la organización se manifiestan a través de la plataforma. La experiencia tiene que ser tal que el usuario quiera volver a usar la plataforma.
7. Integración con otros sistemas como sistemas de RRHH, CRM, aprendizaje a través del móvil, etc.,
8. Aplicación e implementación - el cronograma del proyecto, como vamos a medir el éxito, riesgos en el proceso y su gestión, etc.,
Lo que ocurre muchas veces es que el cliente exige soluciones rápidas y no quiere tomar parte de un proceso largo. Por otro lado, muchas veces, somos nosotros quienes tenemos la presión de vender ya el producto sin pasar por todas las fases necesarias. Es una tensión entre lo profesional y lo comercial que debemos buscar el balance y en mi opinión, si nosotros estamos convencidos que el proceso vale la pena y que nos aporta información valiosa, podremos también transmitirlo al cliente. Saltar las fases, aunque consigamos la venta, puede causar errores graves que al final, dañaran nuestra imagen profesional. Después de todo es nuestra identidad profesional y cuanto más la cuidaremos, más nos respetarán.
